Если вы собираетесь учиться за рубежом, вам придется писать формальные письма на английском языке. В первую очередь, это электронные письма в университет, письма преподавателям и будущим работодателям.

Для такой переписки важно знать правила написания формального письма на английском. Например, соблюдать структуру письма и использовать определенные речевые обороты. Эти навыки необходимы каждому, кто планирует жить за границей.

Из этой статьи вы узнаете все о:

• внешнем виде
• структуре
• фразах и речевых оборотах формального письма

А еще, посмотрите пример формального письма на английском и запомните главные правила составления такого письма.

Инструкция Hotcourses.ru поможет вам составить отличный формальный email на английском языке для любой цели!

Несколько слов о внешнем виде письма…

Внешний вид письма часто не менее важен, чем его содержание.

Для формального письма на английском языке лучше всего подходит блочная структура, при которой весь текст делится на строго определенные смысловые фрагменты, или абзацы.

Такой текст легче воспринимать, его чтение и осмысление занимает гораздо меньше времени.

Текст не должен быть перегружен знаками препинания. Многоточия, тире, двоеточия и восклицательные знаки стоит использовать только при необходимости. В письме не должно быть смайликов и других неформальных символов.

Ниже речь пойдет о том, как правильно разделить письмо на блоки, выдержав его в стилистике формального общения.

Структура формального письма на английском языке

Формальное письмо следует разделить на следующие части:

• приветствие
• причина обращения или отсылка к предыдущему письму
• основное послание
• завершение письма
• подпись

В зависимости от конкретной ситуации эта структура может незначительно отличаться.

Учитывая деловую стилистику, каждый блок письма должен быть выдержан в соответствующей манере и содержать уместные формулировки.

Приветствие

Формальное приветствие в английском языке выглядит следующим образом:

В случае обращения к неизвестному получателю

- Dear Sir/Madam

- Dear Sir or Madam

В случае обращения к конкретному получателю

- Dear Mr/Ms Jones

- Dear Dr Smith

Полезные советы

• В обращении не принято использовать имена, только фамилии.
• Обращение к женщине «Ms» более уместно, чем «Mrs», поскольку подходит и замужним и незамужним женщинам.

Причина обращения или отсылка к предыдущему письму

Продолжение письма зависит от того, в каких обстоятельствах вы его пишите.

Если вы впервые обращаетесь к данному лицу, в начале текста стоит кратко объяснить, кто вы, и причину обращения.

Перейти к причине обращения можно следующим образом:

- I would like to clarify… - я бы хотел прояснить…

- I kindly ask you to… - я любезно прошу вас…

- I am writing to enquire about/ to apologize for/ in connection with/ get more details about/ explain… - я пишу вам, чтобы узнать о/ извиниться за/ в связи с/ узнать детали о/ объяснить…

Если вы уже общались с данным лицом, стоит сделать отсылку к предыдущему контакту.

Сделать это можно следующим образом:

- Thank you for your message – спасибо за ваше сообщение

- Thank you for your e-mail of… – спасибо за ваше электронное письмо от (дата)…

- I am writing with regard to… - я пишу вам в связи с…

- In compliance with your request… - выполняя вашу просьбу…

- Further to our conversation/ telephone talk… - в продолжение нашей беседы/ телефонного разговора…

Полезные советы

• Составляя данную часть письма, помните, что именно из нее получатель должен будет понять, кто вы и зачем пишите.

Основное послание

Основной текст – это центральная часть письма и несет главный смысл всего послания.

Несколько фраз, которые будут уместны в этом блоке:

- Could you please let me know… - не могли бы вы сообщить мне…

- I would appreciate it if you could please send me… - я буду благодарен, если вы вышлите мне…

- Could you possibly… - не могли бы вы…

- I would also like to know… - я также хотел бы узнать…

- Please let me know… - пожалуйста, дайте мне знать…

Полезные советы

• Постарайтесь по возможности кратко и лаконично запросить необходимую вам информацию или донести до получателя суть своего сообщения.
• Избегайте сленга и просторечных выражений.

Если вы прикрепляете те или иные файлы к своему электронному письму, в этой же части будет уместно написать об этом.

Например:

- I am attaching my CV – я прикрепляю свое резюме

- I am sending you… - я высылаю вам…

- Please see the statement attached – пожалуйста, ознакомьтесь с приложением

- Please find attached the file you requested – пожалуйста, ознакомьтесь с прикрепленным файлом, который вы запрашивали

Завершение письма

Завершение вашего письма должно быть кратким и емким, а также отражать ваши дальнейшие ожидания от собеседника.

Вот несколько примеров:

- I look forward to hearing from you – ожидаю вашего ответа

- Thanking in advance – заранее благодарю

- If you have any questions feel free to contact me - если у вас есть какие-то вопросы, не стесняйтесь обращаться ко мне

Полезные советы

• Завершить письмо стоит четко и ненавязчиво, избегайте прямого призыва собеседника к чему-либо или давления на него.

Подпись

Подпись формального письма состоит из формулы вежливости и вашего имени.

В данной стилистике приемлемы следующие формулы:

- Yours faithfully, (если имя получателя неизвестно)

- Yours sincerely, (если имя получателя известно)

- Sincerely Yours,

- Sincerely,

- Yours Truly,

Полезные советы

• В ряде случаев, помимо указания своего имени, в подписи также уместно указание вашей должности и компании, в которой вы эту должность занимаете (чаще всего – если речь идет о деловой переписке между представителями двух компаний).

Пример формального письма в зарубежный университет

Приведем пример формального письма на английском языке в зарубежный вуз, в котором студент запрашивает информацию о вступительных требованиях по TOEFL:

Dear Ms. Johnson,

I am writing to ask about the admissions office’s TOEFL score requirements.

I looked on the admissions website and could not find them. Could you please let me know what the score requirements are? If the requirements are somewhere on your website, a link would be much appreciated too.

Thanks in advance for any help you can give.

Sincerely,

Anna Ivanova

10 золотых правил написания формального письма на английском

В формальной переписке на английском языке мы советуем вам соблюдать несколько простых и эффективных правил:

1. Обязательно указывайте тему письма. Она должна быть короткой, понятной и отражать суть текста.

2. Используйте формальный адрес электронной почты. Желательно, чтобы он состоял из имени и фамилии. Например, anna.ivanova@email.com. Многие зарубежные университеты автоматически создают такие адреса электронной почты для своих студентов. Тогда во время учебы лучше использовать для переписки именно эту почту.

3. Если вам нужно ответить на письмо, отправленное сразу нескольким пользователям, не стоит выбирать опцию «ответить всем», если ваш ответ адресован только отправителю.

4. Следите за пунктуацией. Мы уже упоминали о том, что формальное письмо на английском языке не должно быть перегружено знаками препинания. Есть и еще одно правило – при написании письма на английском не пользуйтесь правилами пунктуации русского языка.

5. Объем формального письма должен соответствовать его цели. То есть, быть ровно таким, чтобы изложить необходимую информацию. Не стремитесь специально сократить текст, опустив важные подробности, или, наоборот, сделать его больше за счет «воды».

6. В формальном письме редко бывает уместен юмор и неформальные выражения. Старайтесь не использовать их, особенно если не уверены в том, как воспримет это получатель.

7. В деловой переписке неуместны излишняя настойчивость, требовательность и, тем более, грубость. Вместо этого используйте эффективные приемы деловой коммуникации, чтобы добиваться нужного вам результата, не выходя за рамки формального уважительного общения. 

8. Учитывайте культурные различия. Если вы пишите формальное письмо представителю другой национальности или культуры, вы должны быть уверены в том, что содержание вашего письма полностью уместно для этого человека.

9. Обязательно проверьте текст перед отправкой. В формальных письмах стоит избегать орфографических и стилистических ошибок. Особенное внимание уделите правильности написания зарубежных имен, названий учреждений и т.д.

Мы советуем не полагаться полностью на автоматическую проверку текста, стоит несколько раз перечитать его лично. Для проверки вы также можете использовать специальные сервисы, такие как Grammarly.

10. Вводите электронный адрес получателя только после написания и проверки всего текста, чтобы случайно не отправить неоконченное письмо.

Собираетесь учиться за границей? Узнайте о написании мотивационного письма и рекомендательных писем для поступления в университет.