Каждый студент, собирающийся жить и учиться за рубежом, рано или поздно сталкивается с необходимостью написать формальное электронное письмо на английском языке. В частности, это может быть email, адресованный представителям иностранного университета или потенциальному работодателю за рубежом.
Как бы там ни было, навык написания официальных писем и обращений на английском языке обязателен в современном мире и вдвойне полезен тем, кто планирует учиться за границей!
Ниже вы найдете простую и понятную инструкцию, которая поможет вам составить отличный формальный email на английском языке.
Есть вопросы? Задайте их университетам!
Как написать рекомендательное письмо
Мотивационное письмо в университет
Несколько слов о внешнем виде письма…
Внешний вид делового письма часто не менее важен, чем его содержание, ведь, как известно, - встречают по одежке!
Во-первых, не стоит перегружать письмо большим количеством знаков препинания, включая точки и запятые. Будьте лаконичны и точны в высказываниях. Отдельно отметим, что при написании текста на английском языке не следует пользоваться правилами пунктуации русского языка.
Во-вторых, крайне важна структура email-сообщения. Для формального письма лучше всего подходит блочная структура, при которой весь текст делится на строго определенные смысловые фрагменты (абзацы). Такой текст легче воспринимать, а его чтение и осмысление занимает гораздо меньше времени.
Далее речь пойдет о том, как правильно разделить текст на блоки, выдержав его в стилистике формального общения.
Структура письма
Составляя формальный email, следует разделить его на следующие части: приветствие, причина обращения/отсылка к предыдущему контакту, основное послание, завершение письма, подпись. Учитывая деловую стилистику, каждый блок письма должен быть выдержан в соответствующей манере и содержать уместные формулировки…
Приветствие
Формальное приветствие в английском языке выглядит следующим образом:
В случае обращения к неизвестному получателю
- Dear Sir/Madam
- Dear Sir or Madam
В случае обращения к конкретному получателю
- Dear Mr/Ms Jones
- Dear Dr Smith
Полезные советы
- В обращении не принято использовать имена, только фамилии
- Обращение к женщине «Ms» более уместно, чем «Mrs», поскольку подходит и замужним и незамужним женщинам
Причина обращения/отсылка к предыдущему контакту
Продолжение письма зависит от того, в каких обстоятельствах вы его пишите.
В случае если вы впервые обращаетесь к данному лицу, в начале текста стоит кратко объяснить, кто вы, а также причину обращения.
Перейти к причине обращения можно следующим образом:
- I would like to clarify… - я бы хотел прояснить…
- I kindly ask you to… - я любезно прошу вас
- I am writing to enquire about/ to apologize for/ in connection with/ get more details about/ explain… - я пишу вам, чтобы узнать о/ извиниться за/ в связи с/ узнать детали о/ объяснить…
Если вы уже общались с данным лицом, имеет смысл сделать отсылку к предыдущему контакту. Сделать это можно следующим образом:
- Thank you for your message – спасибо за ваше сообщение
- Thank you for your e-mail of… – спасибо за ваше электронное письмо от (дата)…
- I am writing with regard to… - я пишу вам в связи с…
- In compliance with your request… - выполняя вашу просьбу…
- Further to our conversation/ telephone talk… - в продолжение нашей беседы/ телефонного разговора…
Полезные советы
- Составляя данную часть письма, помните, что именно из нее получатель должен будет понять, кто вы и зачем пишите
Основное послание
Основной текст является центральной частью письма и несет главный смысл всего послания. Рассмотрим несколько фраз, которые будут уместны в данном блоке:
- Could you please let me know… - не могли бы вы сообщить мне…
- I would appreciate it if you could please send me… - я буду благодарен, если вы вышлите мне…
- Could you possibly… - не могли бы вы…
- I would also like to know… - я также хотел бы узнать…
- Please let me know… - пожалуйста, дайте мне знать…
Полезные советы
- Постарайтесь по возможности кратко и лаконично запросить необходимую вам информацию или донести до получателя суть своего сообщения
- Избегайте сленга и просторечных выражений
Если вы прикрепляете те или иные файлы к своему email’у, в этой же части будет уместно написать об этом. Например:
- I am attaching my CV – я прикрепляю свое резюме
- I am sending you… - я высылаю вам…
- Please see the statement attached – пожалуйста, ознакомьтесь с приложением
- Please find attached the file you requested – пожалуйста, ознакомьтесь с прикрепленным файлом, который вы запрашивали
Завершение письма
Завершение вашего письма должно быть кратким и емким, а также отражать ваши дальнейшие ожидания от собеседника. Вот несколько примеров:
- I look forward to hearing from you – ожидаю вашего ответа
- Thanking in advance – заранее благодарю
- If you have any questions feel free to contact me - если у вас есть какие-то вопросы, не стесняйтесь обращаться ко мне
Полезные советы
- Завершение письма должно быть четким и ненавязчивым, избегайте прямого призыва собеседника к чему-либо, а также давления на него
Подпись
Подпись формального письма состоит из формулы вежливости и вашего имени. В данной стилистике приемлемы следующие формулы:
- Yours faithfully, (если имя получателя неизвестно)
- Yours sincerely, (если имя получателя известно)
- Sincerely Yours,
- Sincerely,
- Yours Truly,
Полезные советы
- В ряде случаев, помимо указания своего имени, в подписи также уместно указание вашей должности и компании, в которой вы эту должность занимаете (чаще всего – если речь идет о деловой переписке между представителями двух компаний)
Важные рекомендации
Вот еще несколько важных советов, которым стоит следовать при написании формального письма:
- Для деловой переписки лучше использовать простой и понятный email-адрес. В идеале, он должен совпадать с вашем именем и/или фамилией.
- Обратите внимание на тему письма. Не оставляйте эту графу пустой, текст в ней должен быть кратким и отражать основную мысль послания.
- Обратите внимание на то, что в деловой переписке не принято использовать сокращения. Например, стоит писать «I do not instead» вместо «I don’t» или «they cannot’» вместо «they can’t».
- Составляя email для зарубежного университета или работодателя, уделите внимание тщательной проверке текста перед его отправкой. Текст, написанный грамотно, укажет не только на ваш языковой уровень, но и на серьезное отношение к делу.
